Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

25 Experts Cologne UG (haftungsbeschränkt) i. G.
Moitzfeld 17, 51429 Bergisch Gladbach
vertreten durch die Geschäftsführer Maximilian Hempel und Simon Moser
Telefon: +49 151 67607569 · E-Mail: info@25-experts.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Bestellpflicht nicht vorliegen. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der genannten E-Mail-Adresse.

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei Hostinger gehostet (Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern). Der von uns genutzte Server steht in Düsseldorf, Deutschland; die Daten verlassen die Europäische Union nicht. Mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server technisch notwendige Daten in Logfiles: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Datei, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Daten dienen der Auslieferung der Seite, der Sicherheit und der Fehleranalyse und werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb). Die Logfiles werden vom Hoster nach dessen Standardfristen automatisch gelöscht, in der Regel nach spätestens 30 Tagen.

Diese Website setzt keine Cookies, keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und keine Werbe-Technologien ein. Schriften, Fotos und Skripte werden ausschließlich von unserem eigenen Server geladen; Inhalte von Drittanbietern (etwa Karten, Videos, Social-Media-Einbettungen) werden nicht nachgeladen. Es findet keine Profilbildung statt.

3. Anmeldung zu einer Edition

Wenn Sie sich über das Anmeldeformular einer Edition anmelden, verarbeiten wir die dort angegebenen Daten: Vor- und Nachname, Unternehmen, Funktion, Ebene (Teamleitung, Abteilungsleitung, Bereichsleitung, Vorstandsassistenz, Dienstleister oder Sonstiges), Kategorie (Versicherer oder Dienstleister), E-Mail-Adresse, LinkedIn-Profil (freiwillig), Ihre offene Frage zum Thema der Edition sowie den Zeitpunkt der Anmeldung.

Zweck: Prüfung Ihrer Anmeldung, Entscheidung über die Zusage durch die Gastgeber, Zusammenstellung des Raums (unter anderem die Obergrenze von 8 dienstleisterseitigen Teilnehmern je Edition), Rechnungsstellung nach Zusage, Durchführung der Veranstaltung und die dazugehörige Kommunikation (Bestätigung, Zusage oder Absage, organisatorische Hinweise, Versand des Dissenspapiers).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage und Erfüllung des Vertrags). Soweit wir Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten speichern, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Ablauf und Empfänger: Das Formular wird auf unserem Webserver bei Hostinger (Abschnitt 2) verarbeitet und per E-Mail an unser Postfach info@25-experts.de übermittelt; Sie erhalten automatisch eine Eingangsbestätigung. Eine dauerhafte Speicherung der Formulardaten auf dem Webserver findet nicht statt. Zum Schutz vor missbräuchlicher Nutzung des Formulars hält der Server für höchstens eine Stunde einen nicht rückrechenbaren Prüfwert aus Ihrer IP-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); danach wird er verworfen. Die Anmeldungen verwalten die Gastgeber intern; Sponsoren und Impulsgeber erhalten keine Anmeldedaten. Die Teilnehmerliste einer Edition (Name, Unternehmen, Funktion) wird den zugesagten Teilnehmern derselben Edition zugänglich gemacht, damit der Austausch am Tisch möglich ist; Kontaktdaten geben wir nur mit Ihrer Zustimmung weiter.

Speicherdauer: Anmeldedaten löschen wir spätestens sechs Monate nach der Edition, auf die sich die Anmeldung bezieht; bei einer Absage entsprechend spätestens sechs Monate nach der Edition. Rechnungs- und Buchungsdaten bewahren wir für die gesetzlichen Fristen nach § 257 HGB und § 147 AO auf, längstens zehn Jahre.

Pflichtangaben: Die im Formular als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind für die Prüfung der Anmeldung erforderlich; ohne sie können wir die Anmeldung nicht bearbeiten. Das LinkedIn-Profil ist freiwillig.

4. Informationen per E-Mail (Interessentenverteiler)

Wenn Sie sich in unseren Verteiler eintragen, um Informationen zu kommenden Editionen, zum Dissenspapier und zum Format zu erhalten, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie, soweit angegeben, Ihren Namen und Ihre Funktion. Nach der Eintragung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst mit Klick auf diesen Link ist die Eintragung wirksam (Double-Opt-in). Wir protokollieren den Zeitpunkt der Eintragung und der Bestätigung sowie die dabei verwendete IP-Adresse, um die Einwilligung nachweisen zu können.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos an info@25-experts.de. Nach dem Widerruf löschen wir Ihre Daten aus dem Verteiler; den Nachweis der früheren Einwilligung bewahren wir für bis zu drei Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Nachweisinteresse). Der Versand erfolgt über die E-Mail-Postfächer unserer Domain bei Hostinger (Abschnitt 2); es werden keine Öffnungs- oder Klickraten gemessen. Wer an einer Edition teilgenommen hat, erhält organisatorische E-Mails zu dieser Edition (etwa das Dissenspapier) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für darüber hinausgehende Informationen holen wir Ihre Einwilligung ein.

5. E-Mail-Versand und Kontakt

Bestätigungen, Zusagen, Rechnungen und die Kommunikation vor und nach der Edition versenden wir über die E-Mail-Postfächer unserer Domain bei Hostinger als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 2). Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Name und Inhalt der Nachricht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertraglichem Bezug, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Die Daten löschen wir, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, spätestens nach zwölf Monaten.

6. Foto- und Videoaufnahmen bei den Editionen

Bei den Editionen fertigen wir oder von uns beauftragte Fotografen Foto- und Videoaufnahmen an. Sie dienen der Dokumentation der Veranstaltung, der Berichterstattung über das Format (Website, LinkedIn, Presse, Unterlagen für Sponsoren und Teilnehmer) und der Ankündigung kommender Editionen. Aufgenommen werden Übersichts- und Stimmungsbilder des Raums, der Arbeitsphasen und des Abends; Ton- und Videoaufzeichnungen der inhaltlichen Diskussion, aus denen sich Aussagen einzelnen Personen zuordnen ließen, finden nicht statt. Es gilt die Chatham House Rule.

Rechtsgrundlage: Für die Anfertigung und die Veröffentlichung von Übersichts- und Stimmungsaufnahmen stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit §§ 22, 23 KUG). Sie können der Aufnahme und der Veröffentlichung jederzeit widersprechen: vor der Edition per E-Mail, vor Ort bei der Anmeldung (Sie erhalten eine gut sichtbare Kennzeichnung, und wir stellen sicher, dass Sie nicht erkennbar abgebildet werden) oder nachträglich, dann entfernen wir betroffene Aufnahmen aus unseren Kanälen, soweit uns das technisch möglich ist. Für Aufnahmen, die Sie als Einzelperson in den Mittelpunkt stellen (etwa Porträts, Zitatkacheln, Interviewsequenzen), holen wir vorab Ihre Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Über die Aufnahmen informieren wir zusätzlich in der Zusage und vor Ort.

Speicherdauer: Veröffentlichte Aufnahmen bleiben so lange online, wie sie für die Berichterstattung über das Format relevant sind, längstens fünf Jahre; Rohmaterial löschen wir spätestens zwei Jahre nach der Edition. Bei Widerspruch oder Widerruf löschen wir früher.

Der 26. Experte: Die Fragen an die eingesetzten KI-Werkzeuge und deren Antworten werden protokolliert und im Dissenspapier offengelegt. Dabei werden keine personenbezogenen Daten und keine vertraulichen Unternehmensdaten eingegeben.

7. Empfänger und Drittlandübermittlung

Empfänger personenbezogener Daten sind, soweit oben genannt, unser Hoster (Hosting, Formularverarbeitung, E-Mail-Postfächer) sowie unser Steuerberater für die Buchhaltung und, bei Zusage, der Veranstaltungsort und das Catering ausschließlich mit den für die Durchführung nötigen Angaben (Teilnehmerzahl, gegebenenfalls Namensschilder und von Ihnen mitgeteilte Unverträglichkeiten). Sponsoren, Impulsgeber und andere Dritte erhalten keine Anmelde- oder Kontaktdaten. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU oder des EWR findet nicht statt.

8. Ihre Rechte

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere gegen Foto- und Videoaufnahmen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wenden Sie sich dazu formlos an info@25-experts.de. Wir antworten in der Regel innerhalb von zwei Wochen, spätestens innerhalb eines Monats.

9. Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

10. Sicherheit und Änderungen

Die Übertragung dieser Website und des Anmeldeformulars ist per TLS verschlüsselt (https). Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert, etwa bei Einführung eines Analyse-Werkzeugs oder eines Zahlungsdienstleisters. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 17.08.2026